Bez důkladného ročního plánování se neobejde žádná větší společnost.

Ať už jde o výrobní podniky, společnosti poskytující služby či retailové společnosti, tvorba ročního plánu vždy zahrnuje koordinované úsilí klíčových osob prakticky ze všech útvarů. V naprosté většině je tato agenda řešena pomocí MS Excel. Ten se při větším množství osob nebo složitosti struktury společnosti stává neflexibilním.

Roční plán vzniká typicky kombinací metody top-down (nastavení cílů) a bottom-up (naplnění cílů pomocí detailního plánu úkolů). Plánování ve výrobních a obchodních společnostech začíná na úrovni fyzických jednotek z pohledu prodeje a následně se prolíná celou organizací až po finální finanční vyjádření v podobě výkazu zisků a ztrát.

Nejde však jen o prvotní zpracování plánů. Před vlastním schválením prochází roční plán řadou kol připomínek a úprav.

Oblast tvorby plánu a budgetingu lze podpořit plánovacími systémy (nejčastěji používáme SAP BPC, SAP NW-IP), jejichž hlavním přínosem je úspora času a energie klíčových osob a její zaměření naopak na vytváření co nejpřesnějších plánů. Je potřeba vytvořit uživatelské prostředí, ve kterém jsou jednotlivé modely přímo propojeny do plánu celkového – např. plán prodeje propojený s plánem výroby, nákupu a logistiky umožňuje okamžitě po změně plánovaných prodejů modelovat dopady do nákladů výroby, potřebných nákupů primárních surovin či ověřit dostupnou kapacitu skladu a dopravy.

Důležitou komponentou plánovacích systémů je také možnost nastavení workflow s možností automatického upozornění klíčových osob na potřebu jejich vstupů. Samozřejmostí je zpracování několika verzí, přičemž vytvoření nové verze plánu a zafixování původních hodnot může provést přímo odpovědný pracovník.

Během procesu plánování vzniká a koluje řada citlivých dat. Proto je třeba nastavit velmi přesná pravidla pro přístup – typické je např. rozdělení podle útvarů, resp. nákladových středisek, až na úroveň jednotlivého pracovníka.

Operativní přeplánování a forecasting

Plánovací systémy popsané v předešlém odstavci umožňují vytvoření jednotného modelu pro plánování celé společnosti. Jejich další výhodou je možnost přímého napojení na primární systémy s možností průběžného čerpání dat. V libovolném okamžiku (typicky však po měsíční závěrce nebo uzavřeném týdnu) je možné vyhodnotit plnění plánu a v případě potřeby využít možnost přeplánování. V případě, že systém disponuje delší časovou řadou, je možné použít také automatizovaného forecastingu a následně srovnat jeho výsledky s plánovanými původně hodnotami.

Parametry plánování – citlivostní analýza

Zatímco tvorba celkového plánu společnosti je dnes už standardním procesem v rámci většiny společností, jen u některých společnosti se provádí také následné kroky – např. citlivostní analýza vytvořeného plánu např. z pohledu měnového, regionálního či operačního rizika. Tyto citlivostní analýzy totiž typicky vyžadují dodatečné informace, které většina společností v běžném plánovacím cyklu nesbírá – např. transakční měna budoucích prodejů, region zákazníka, informace o dodavatelích a jejich kapacitních možnostech.

Strategické modelování

Strategické modelování je typicky prováděno v úzkém kruhu zainteresovaných osob, kde se pracuje typicky s velmi vysokou mírou agregace hlavních finančních výkazů. Zahrnují však dodatečné kalkulace a zohledění vlivu faktorů, které běžný roční plán bere jako pevné externí parametry.

Hlavní přidanou hodnotou je vytvoření modelovacích scénářů, které umožňují okamžitý přepočet celého strategického plánu včetně možností pokročilých vizualizací jednotlivých plánovaných efektů. Důležitou vlastností je zde okamžitý přepočet celého strategického modelu. Dle našich zkušeností je možné takto modelovat strategický plán přímo v rámci porady nejvyššího vedení dané společnosti například pomocí nástrojů SAP Business Objects